Bytte regnskapsfører – slik gjør du det
Mange utsetter byttet av regnskapsfører fordi de tror det er komplisert. I praksis er det enklere enn folk tror – og vi tar oss av det meste for deg. Greenleaf håndterer hele overgangen: oppsigelse hos forrige regnskapsfører, den lovpålagte henvendelsen til dem, tilgang til system, henting av historikk, og en ryddig oppstart hos oss.
Når lønner det seg å bytte?
De vanligste grunnene vi hører er: regnskapsfører som er trege på e-post, manglende rådgivning, prisen har steget uten at servicen har det, dårlig oversikt i regnskapssystemet, eller en følelse av at virksomheten er blitt for liten eller for stor for byrået. Hvis du kjenner deg igjen, er det sannsynligvis på tide.
Slik fungerer prosessen
1) Vi tar en kort kartleggingssamtale og blir enige om pris og oppstartsdato. 2) Du sier opp avtalen med tidligere regnskapsfører – vi gir deg malen. 3) Vi kontakter forrige regnskapsfører, slik regnskapsførerloven § 5-1 krever. 4) Vi får tilgang til regnskapssystem og overtar bilag og historikk. 5) Vi tar over løpende drift fra avtalt dato. Hele bytteprosessen tar typisk 2–4 uker.
Når på året er beste tidspunkt?
Mange tror du må vente til nyttår. Det stemmer ikke. Bytte kan skje når som helst, men ofte er det praktisk å bytte ved start på en MVA-termin (annenhver måned), eller etter at årsoppgjøret er ferdig. Ved hastebehov tar vi over med kort varsel.
Hva med pågående arbeid og årsoppgjør?
Vi avtaler tydelig med tidligere regnskapsfører hvem som tar siste MVA-melding eller årsoppgjør. Vanlig praksis er at den som har gjort jobben i perioden, leverer den. Vi sørger for at det ikke blir glipp. Rundt skjæringsdatoen bør det være skriftlig avtalt hvem som ferdigstiller bokføringen, kjører lønn, sender a-meldingen, avstemmer MVA-perioden og leverer meldingen. Ikke anta at «den gamle sikkert tar den».
Hva henter vi fra forrige regnskapsfører?
Normalt henter vi hovedbok og saldobalanse, kunde- og leverandørreskontro med åpne poster, bankavstemminger, dokumentasjon av balanseposter, bilagsarkiv, anleggsmiddelregister, lønnsdata, MVA-dokumentasjon, tidligere årsregnskap og skattemeldinger, og relevante avtaler. Når vi ber om det, kan forrige regnskapsfører gi oss opplysninger og dokumentasjon som har betydning for oppdraget, uten hinder av taushetsplikten.
Kan gammel regnskapsfører holde tilbake regnskapet?
Utgangspunktet er at materialet skal leveres ut. Etter god regnskapsføringsskikk skal regnskapsmateriale og regnskapsdata utleveres snarest mulig når oppdraget opphører, slik at virksomheten kan oppfylle kravene til oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet. Med mindre annet er avtalt, overføres regnskapsdataene i SAF-T-format. Er dere uenige om honoraret, bør det håndteres for seg, atskilt fra overleveringen. Merk samtidig at du selv beholder ansvaret for oppbevaringen – se Oppbevaring av regnskapsmateriale
Hva må faktisk flyttes til nytt regnskapssystem?
Ved systembytte flytter vi ikke mer historikk enn virksomheten faktisk trenger. Omfanget vurderes ut fra kost/nytte, krav til videre drift og hvordan historisk regnskapsmateriale skal oppbevares. Dette vurderer vi normalt å ta med: – inngående saldoer for inneværende år, og ved behov fjorårets saldobalanse – åpne kunde- og leverandørposter – andre åpningsposter som trengs for videre drift – anleggsregisteret, hvis det føres i systemet eller avskrivningene kjøres løpende der. Ellers håndteres avskrivningene ofte i årsoppgjøret. Dette er vår praktiske vurdering, ikke et lovkrav. Loven krever ikke at all historikk importeres, men at regnskapsmaterialet oppbevares ordnet og i lesbar form, og at det kan legges fram for kontroll i hele oppbevaringstiden. Eldre materiale kan derfor eksporteres og arkiveres utenfor det nye systemet, så lenge oppbevaringspliktene er oppfylt, kontrollsporet er ivaretatt og opplysningene er elektronisk tilgjengelige der det kreves. Vi planlegger denne delen før det gamle systemet avsluttes. En SAF-T-fil kan brukes til de bokførte opplysningene, men SAF-T er ikke en komplett sikkerhetskopi, og bilagsarkivet må sikres i tillegg. Se Bytte regnskapssystem
Hva skjer med lønnssystemet når vi bytter?
Bytter virksomheten også lønnssystem, planlegger vi overgangen separat. Ansatte og arbeidsforhold må videreføres korrekt, opptjente feriepenger og nødvendige saldoer må avstemmes, og det gamle systemet må avsluttes ryddig før videre lønnskjøring. I a-meldingen skal arbeidsforholdene videreføres slik Skatteetaten beskriver for bytte av lønnssystem. Vi avtaler på forhånd hvilken lønnskjøring som er den siste i det gamle systemet.
Fullmakter, tilganger og Enhetsregisteret
Et regnskapsførerskifte berører mer enn selve regnskapssystemet: Altinn-fullmakter og systemtilganger, nettbank og betalingsfullmakter, lønns- og fakturasystem, bankintegrasjon, EHF-mottak og øvrige integrasjoner. Ikke fjern gamle tilganger før du har kontrollert at det ikke stopper en rapportering forrige regnskapsfører fortsatt skal levere. Når overgangen er ferdig, bør unødvendige fullmakter fjernes. Bruker virksomheten ekstern regnskapsfører, skal det også registreres i Enhetsregisteret gjennom Samordnet registermelding. Det er noe annet enn de konkrete Altinn-fullmaktene, og begge deler bør kontrolleres.
Ofte stilte spørsmål
Hva koster det å bytte regnskapsfører?
Overgangen avtaler vi i tilbudet. Er regnskapet oppdatert, er det som regel lite ekstraarbeid, og du betaler ordinær månedspris fra avtalt oppstartsdato. Har regnskapet etterslep, avklarer og priser vi oppryddingen før du bestemmer deg.
Hvor lang oppsigelsestid har en regnskapsfører-avtale?
Det finnes ingen lovbestemt oppsigelsestid for regnskapstjenester – fristen står i avtalen din. Tre måneders skriftlig varsel er det vanlige og er fristen i Regnskap Norges standard leveransevilkår, men andre frister kan være avtalt. Les din egen avtale. Vi kan starte parallelt slik at du har sammenheng i driften gjennom oppsigelsestiden. Se også Oppdragsavtalen med regnskapsfører
Kan jeg bytte midt i et regnskapsår?
Ja. Vi henter historikk fra tidligere regnskapsfører eller direkte fra system, og fortsetter sømløst.
Hva om jeg er i konflikt med min nåværende regnskapsfører?
Det er en av de vanligste situasjonene. Regnskapsførerloven § 5-1 pålegger oss å be forrige regnskapsfører opplyse om det foreligger forhold som tilsier at oppdraget ikke bør overtas. Etter god regnskapsføringsskikk skal de svare uten ugrunnet opphold. Det gir dem ikke vetorett over byttet – formålet er at vi skal kjenne saken før vi overtar.
Må jeg si opp før vi starter samtaler?
Nei. Snakk med oss først, vi avklarer pris og passform, og når du er trygg, hjelper vi med oppsigelsen.
Klar for å bytte?
Vi gjør prosessen enkel. Send oss en melding, så tar vi en kort samtale om hvordan overgangen kan se ut for deg.
Kontakt oss